Beugelclub “D.O.S”. – Baexem
Van het door de leden opgemaakte toestemmingsformulier wordt aan hen en afschrift overhandigd. Het origineel ondertekende exemplaar wordt in een speciale ordner opgeborgen.
Mochten er ná het opmaken wijzigingen optreden, dan dient een nieuw toestemmingsformulier te worden opgemaakt.
De gegevens van de leden worden uit oogpunt van historisch perspectief bewaard.
Ook als een lid het lidmaatschap heeft opgezegd.
Dit om deze gegevens terug te kunnen vinden voor bijvoorbeeld het organiseren van een reünie.
Alle leden worden geïnformeerd indien een lid wordt geconfronteerd met een ernstige ziekte, overlijden of een bijzondere gebeurtenis in de breedste zin van het woord.
Mails aan meerdere leden worden altijd BCC verzonden door de secretaris c.q. de penningmeester.
Mochten zich in de toekomst situaties voordoen die niet benoemd zijn in het toestemmingsformulier en waarbij om persoonsgegevens wordt gevraagd, zal alvorens tot verstrekking wordt overgegaan eerst aan het desbetreffende lid om toestemming worden gevraagd.
Een nieuw toestemmingsformulier zal moeten worden opgemaakt.
Indien door de leden gelden (van welke aard dan ook) worden overgemaakt op de bankrekening van de Beugelclub kan de penningmeester hun rekeningnummers zien.
Voor de penningmeester geldt derhalve strikte geheimhouding.
Indien leden, door wie dan ook, worden verzocht om gegevens over de leden en/of de vereniging te verstrekken mogen zij dit niet doen. Dit dient door het secretariaat te gebeuren, maar niet zonder eerst het lid of het bestuur om toestemming te hebben gevraagd..
Er worden nooit persoonsgegevens aan andere partijen doorgegeven waarmede geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Verder zullen de verstrekte persoonsgegevens niet aan andere partijen worden doorgegeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt.
Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden enkel verwerkt indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.
Iedereen die leden-informatie krijgt/beheert is verplicht om hier zorgvuldig mee om te gaan en geen informatie aan derden te verstekken/verkopen die niet in het toestemmingformulier zijn opgenomen. Persoonsgegevens die gedeeld worden met de NBB zijn noodzakelijk om lid te worden van Beugelclub DOS en de NBB (om competitie te mogen spelen).
RECHTEN VAN DE LEDEN.
Recht op inzage
Leden hebben recht op inzage in hun eigen persoonsgegevens. Dat houdt in dat zij mogen vragen of er persoonsgegevens van hen zijn vastgelegd en zo ja, welke. Zij hoeven geen reden te geven voor een inzageverzoek.
Vraagt een lid om inzage, dan moet de vereniging diegene op een duidelijke en begrijpelijke manier laten weten:
- of de organisatie zijn/haar persoonsgegevens gebruikt, en zo ja:
- om welke gegevens het gaat;
- wat het doel is van het gebruik;
- aan wie de organisatie de gegevens eventueel heeft verstrekt;
- wat de herkomst is van de gegevens, als deze bekend is.
Recht op rectificatie
De vereniging is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die verwerkt worden juist zijn. En dat deze gegevens geactualiseerd worden als dat nodig is.
Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor die worden verwerkt, onjuist? Dan is de vereniging verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als een lid de vereniging erop wijst dat zijn gegevens niet kloppen of onvolledig zijn.
Recht op vergetelheid
- Niet meer nodig
De vereniging heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor de organisatie ze heeft verzameld of waarvoor de organisatie ze verwerkt. - Intrekken toestemming
Het lid heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in. - Bezwaar
Het lid maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken. - Onrechtmatige verwerking
De vereniging verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking. - Wettelijk bepaalde bewaartermijn
De vereniging is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen. - Kinderen
Het lid is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’).
Recht van bezwaar
Dan hebben de leden – de mensen van wie u gegevens verwerkt – altijd het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens.
Verwerking stoppen of beperken
Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet u stoppen met deze gegevens te verwerken.
Tenzij u dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van het lid. Of die te maken hebben met een rechtsvordering.
Let op: zo lang nog niet duidelijk is of uw gronden zwaarder wegen, mag u de betreffende gegevens niet verwerken. U stelt dan een beperking van de verwerking in.
Direct marketing
Gebruikt u persoonsgegevens voor direct marketing? Dan hebben leden altijd het recht om hiertegen bezwaar te maken. Ook als het gaat om profilering voor deze marketingdoeleinden.
Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens voor direct marketing? Dan moet u hier hoe dan ook direct mee stoppen.
Informeren over recht van bezwaar
De vereniging moet de leden informeren over het recht op bezwaar. Dit moet uiterlijk op het moment van het eerste contact met het lid gebeuren.
TOT SLOT.
Het moge duidelijk zijn dat alle gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy protocol vertrouwelijk worden behandeld.
Baexem, 23 mei 2018.